תהליך הרכש בחברה

מהו תהליך הרכש?

תהליך הרכש הוא תהליך של רכישת סחורות, שירותים או יצירות ממקור חיצוני, לרוב באמצעות מכרזים או הליך מכרזים תחרותי. הוא משמש כדי להבטיח שהסחורה, השירותים או העבודות נרכשות ביעילות ובמחיר הטוב ביותר. תהליך הרכש כולל בדרך כלל את השלבים הבאים:

1. זיהוי צרכים

השלב הראשון בתהליך הרכש הוא זיהוי צרכי הארגון. זה כרוך בהערכת המצב הנוכחי וקביעה אילו סחורות, שירותים או עבודות נדרשים כדי לעמוד ביעדי הארגון. שלב זה כולל גם חקר ספקים פוטנציאליים והערכת היכולות שלהם.

2. הכנת הבקשה להצעה (RFP)

לאחר זיהוי הצרכים, על הארגון להכין בקשה להצעה (RFP). מסמך זה מתאר את דרישות הארגון ומספק לספקים פוטנציאליים את המידע הנחוץ להם להגשת הצעה. ההצעה צריכה לכלול ציר זמן לתהליך הרכש, הקריטריונים להערכת הצעות והתנאים וההתניות של החוזה.

3. הערכת הצעות

לאחר הוצאת הצעת המחיר, ספקים פוטנציאליים יגישו את הצעותיהם. לאחר מכן על הארגון להעריך את ההצעות כדי לקבוע איזה ספק הוא המתאים ביותר. הערכה זו צריכה להתבסס על הקריטריונים המפורטים בהצעה, כגון מחיר, איכות וזמן אספקה.

4. הענקת החוזה

לאחר השלמת תהליך ההערכה, על הארגון להעניק את החוזה לספק המצליח. הדבר כרוך בחתימה על חוזה עם הספק והסכמה על תנאי ההסכם. החוזה צריך לכלול את היקף העבודה, ציר הזמן, תנאי התשלום וכל מידע רלוונטי אחר.

תפקידים ואחריות

בתהליך הרכש מעורבים מספר בעלי עניין, לכל אחד תפקידים ואחריות משלו. בעלי עניין אלה כוללים:

• מנהל הרכש: מנהל הרכש אחראי לפיקוח על כל תהליך הרכש. זה כולל הכנת הצעת המחיר, הערכת הצעות והענקת החוזה.
• הספקים: הספקים אחראים להגשת הצעות ומתן הסחורה, השירותים או העבודות כמפורט בחוזה.
• המחלקה המשפטית: המחלקה המשפטית אחראית לעיון בחוזה ולוודא שהוא מחייב מבחינה משפטית.
• מחלקת הכספים: מחלקת הכספים אחראית לוודא שהארגון מסוגל לשלם עבור הסחורה, השירותים או העבודות כפי שמתואר בחוזה.

היתרונות של תהליך הרכש

לתהליך הרכש מספר יתרונות עבור הארגון. אלו כוללים:

• חיסכון בעלויות: תהליך הרכש מבטיח שהארגון מסוגל לרכוש סחורות, שירותים או עבודות במחיר הטוב ביותר.
• אבטחת איכות: תהליך ההערכה מבטיח שהארגון מסוגל לרכוש סחורות, שירותים או יצירות באיכות הגבוהה ביותר.
• חיסכון בזמן: תהליך הרכש מבטיח שהארגון מסוגל לרכוש סחורות, שירותים או עבודות בזמן.
• ניהול סיכונים: תהליך הרכש מסייע למזער את הסיכון של התקשרות הארגון עם ספק לא אמין.

תהליך הרכש בפעולה

הטבלה הבאה מתארת את השלבים הכרוכים בתהליך הרכש:

שלב	תיאור
1. זיהוי צרכים	הערכת המצב הנוכחי וקביעה אילו סחורות, שירותים או עבודות נדרשים.
2. הכנת ה-RFP	פירוט דרישות הארגון ומתן לספקים פוטנציאליים את המידע הדרוש להם להגשת הצעה.
3. הערכת הצעות	הערכת ההצעות כדי לקבוע איזה ספק הוא המתאים ביותר.
4. הענקת החוזה	חתימה על חוזה עם הספק והסכמה על תנאי ההסכם.

סיכום

תהליך הרכש הוא חלק מהותי בכל ארגון. זה מבטיח שהארגון מסוגל לרכוש סחורות, שירותים או עבודות בצורה יעילה וחסכונית. בתהליך מעורבים מספר בעלי עניין, לכל אחד תפקידים ואחריות משלו. היתרונות של תהליך הרכש כוללים חיסכון בעלויות, אבטחת איכות, חיסכון בזמן וניהול סיכונים.